首都经济贸易大学

档案馆关于做好2023年归档工作的通知

发布时间：2023-03-06 来源：档案馆、校史馆

学校各单位：

按照《高等学校档案管理办法》和《首都经济贸易大学档案管理办法》的要求，我校将启动2023年归档工作。请各单位高度重视立卷归档工作，将本单位在2022年度各项工作中形成的对学校有保存价值的材料收集齐全完整，及时归档。现将具体事项通知如下：

一、归档范围

1.凡本单位在工作过程中直接形成的，对个人、学校和社会有保存价值的党群、行政、教学、科研、仪器设备、出版物、外事、财会等档案。具体归档范围请参照《首都经济贸易大学文件归档范围和保管期限表》（见附件1）。

2.按照国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》和北京市《关于做好北京市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案工作的通知》要求，学校新冠肺炎疫情防控工作领导小组及相关单位应明确疫情防控档案工作分管领导和专（兼）职档案员，认真做好疫情防控档案的收集整理和移交归档工作。具体归档范围请参照《新冠疫情防控文件材料归档范围和保管期限表》（见附件2）。

二、归档要求

1.各单位分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料齐全完整。

2.归档文件材料载体类型包括纸质、声像、电子、实物等。

3.凡产生的文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供材料。

4.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。

5.归档的声像、实物档案须标明时间、地点、人物、事由。

6.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。归档文件应加盖清晰、完整的公章。凡不符合档案归档要求的文件材料，按要求整理后方可移交。

三、归档程序

1.整理立卷、录入系统

各单位兼职档案员按本单位文件归档范围收集档案，整理立卷后录入综合档案管理系统，电子文件以附件形式上传至档案管理系统，经系统管理员审核通过后打印归档文件目录、备考表、移交目录，归档时与档案实体一并移交。

2.归档验收、移交

档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按归档要求进行验收。交接双方在移交目录签字，各留一份备查。